---
title: "FAQ"
weight: 90
description: "Réponses aux questions fréquentes sur l'utilisation de DoliSCAN Serveur."
---

# FAQ

## Comment réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur ?

Deux options sont possibles :

- **L'utilisateur le fait lui-même** : sur la page de connexion, il clique sur "Mot de passe oublié" et reçoit un email avec un lien de réinitialisation.
- **L'administrateur renvoie l'invitation** : depuis la fiche de l'utilisateur, utilisez l'action "Envoyer un email d'invitation". L'utilisateur reçoit un email lui permettant de redéfinir son mot de passe.

## Pourquoi un utilisateur ne peut-il pas créer de notes de frais ?

Certains profils n'ont pas le droit de créer des notes de frais : super administrateur, revendeur, administrateur d'entreprise (DSI) et service comptabilité. Ces profils sont destinés à la gestion et à la consultation, pas à la saisie de dépenses.

Si un responsable d'entreprise doit aussi saisir ses propres frais, vérifiez que son profil est bien "Responsable d'entreprise" (qui permet la saisie) et non "Administrateur d'entreprise" (qui ne le permet pas).

## Comment connecter l'application mobile au serveur ?

1. Ouvrez la fiche de l'utilisateur dans DoliSCAN Serveur.
2. Cliquez sur l'action "QR code".
3. Affichez le QR code à l'écran.
4. Dans l'application mobile, utilisez la fonction de scan pour lire le QR code.
5. Saisissez le code PIN de sécurité pour finaliser l'appairage.

Consultez la documentation de l'application mobile pour plus de détails.

## Comment changer l'adresse email d'un utilisateur ?

La modification de l'adresse email est possible depuis la fiche de l'utilisateur. Le changement entraîne le déplacement automatique de tous les fichiers associés (justificatifs, PDF de notes de frais, sauvegardes). Après le changement, l'utilisateur doit utiliser sa nouvelle adresse pour se connecter.

## Qu'est-ce que le gel des notes de frais ?

Le gel est une étape intermédiaire entre la note ouverte et la note clôturée. Lorsqu'une note est gelée :

- Le collaborateur ne peut plus ajouter de dépenses au mois concerné (les nouvelles saisies vont sur le mois suivant).
- Le responsable ou le correcteur peut encore modifier les lignes existantes.
- Un PDF provisoire est généré.

Après quelques jours, la note gelée est automatiquement clôturée de manière définitive.

## Comment fonctionne la facturation ?

DoliSCAN facture uniquement les comptes actifs, c'est-à-dire les utilisateurs qui ont effectivement saisi des dépenses sur la période. Les comptes créés mais non utilisés ne sont pas facturés. Consultez la section [Abonnement et facturation](/doliscan-serveur/abonnement-facturation) pour plus de détails.

## Comment exporter vers mon logiciel de comptabilité ?

1. Vérifiez que l'extension d'export correspondante est activée (voir [API et extensions](/doliscan-serveur/api-et-extensions)).
2. Configurez les codes comptables de vos utilisateurs (voir [Configuration](/doliscan-serveur/configuration)).
3. Depuis la vue Notes de frais ou Analytique, sélectionnez la période et cliquez sur le bouton d'export au format souhaité.

Consultez la section [Exports comptables](/doliscan-serveur/exports-comptables) pour le détail de chaque format.

## Que se passe-t-il quand un compte est supprimé ?

La suppression d'un compte suit un processus conforme au RGPD :

1. L'utilisateur (ou son administrateur) demande la suppression.
2. Un email d'avertissement est envoyé avec un délai avant suppression effective.
3. L'utilisateur peut télécharger une sauvegarde complète de ses données.
4. À l'échéance, les données sont supprimées et l'adresse email est anonymisée.

## Comment consulter le journal d'activité ?

La section **Journaux** du menu affiche l'historique complet de toutes les opérations : créations, modifications, suppressions, envois d'emails, connexions. Chaque entrée indique la date, l'utilisateur à l'origine de l'action, l'adresse IP et une description de l'opération.

Les journaux sont consultables par les administrateurs et peuvent être filtrés par type d'opération et par description.