Export global (classeur de frais)

L'export global regroupe les notes de frais de tous les collaborateurs d'une entreprise pour une période donnée en un seul fichier, appelé classeur de frais. Ce classeur est envoyé par email au service comptable ou au cabinet d'expertise comptable.

Sans cette option, chaque collaborateur reçoit ses propres documents en fin de période et la comptabilité doit traiter les envois un par un. Avec l'export global, la comptabilité reçoit un envoi unique contenant l'ensemble des notes de frais de la société, prêt à être importé en une seule opération.

Note : l'export global est surtout intéressant à partir de plusieurs collaborateurs. Pour une société d'une seule personne, l'export individuel décrit dans Exports comptables suffit.

Activer l'export global

L'activation se fait sur la fiche de l'entreprise, pas sur celle des utilisateurs.

1. Rendez-vous dans Entreprises et ouvrez la fiche de la société concernée.
2. Ouvrez l'onglet Options, section Options générales.
3. Cochez la case Export global des notes.
4. Renseignez l'Adresse mail de destination : c'est l'adresse qui recevra le classeur regroupant toutes les notes de frais. Il s'agit typiquement de l'adresse du service comptabilité ou du cabinet comptable.
5. Enregistrez.

Le champ d'adresse n'apparaît qu'une fois la case cochée. L'adresse saisie doit être une adresse email valide, sinon l'enregistrement est refusé.

Attention : décocher la case Export global des notes masque le champ d'adresse mais ne l'efface pas, et l'envoi automatique mensuel continue tant qu'une adresse est enregistrée. Pour arrêter réellement les envois, videz le champ d'adresse avant de décocher la case.

Ce que contient le classeur

Le classeur est une archive ZIP qui regroupe, pour chaque collaborateur de l'entreprise disposant d'une note de frais clôturée sur la période :

• le PDF de sa note de frais ;
• les justificatifs associés ;
• le fichier d'écritures comptables correspondant.

Les fichiers de chaque collaborateur sont préfixés par un code (D00, D01, D02...) afin de rester identifiables une fois regroupés dans l'archive.

Les collaborateurs sans note de frais clôturée pour la période ne figurent pas dans le classeur.

Formats disponibles

Les extensions s'activent depuis Configuration > Extensions (voir API et extensions).

Note : les exports Excel et Dolibarr ne sont pas concernés par le classeur global. Ils restent disponibles pour les exports note par note.

Recevoir le classeur

Envoi automatique mensuel

Une fois l'adresse de destination renseignée, le classeur du mois précédent est généré et envoyé automatiquement chaque mois, sans intervention de votre part.

Envoi manuel

Vous pouvez également déclencher un envoi à tout moment, par exemple pour renvoyer une période antérieure ou pour tester la configuration :

1. Rendez-vous dans Entreprises.
2. Sur la ligne de l'entreprise concernée, ouvrez le menu d'actions et choisissez Envoyer le Classeur de Frais par mail.
3. Sélectionnez la période à exporter dans la liste déroulante (les 24 dernières périodes sont proposées).
4. Vérifiez l'adresse mail du destinataire : elle est pré-remplie avec l'adresse de destination configurée sur la fiche de l'entreprise, mais vous pouvez la remplacer ponctuellement pour cet envoi.
5. Validez.

Cette action est réservée aux profils superAdmin, administrateur revendeur, administrateur d'entreprise, responsable d'entreprise et service comptabilité.

Le message reçu par la comptabilité

Le destinataire reçoit un email intitulé "Classeur de Notes de Frais" comportant :

• un lien de téléchargement vers l'archive du classeur (l'archive n'est pas jointe au message, afin d'éviter les blocages liés à la taille des pièces jointes) ;
• un état des remboursements à effectuer, listant pour chaque collaborateur le montant à lui rembourser.

Seuls les collaborateurs ayant effectivement un montant à se faire rembourser apparaissent dans cette liste. Si aucun remboursement n'est à faire sur la période, le message l'indique explicitement.

Points de vigilance

• Les notes de frais doivent être clôturées. Une note encore en cours de saisie n'est pas reprise dans le classeur.
• Les codes comptables doivent être configurés avant le premier export, faute de quoi les écritures générées seront inexploitables. Voir Configuration.
• La longueur des comptes et le code journal se règlent dans le même onglet Options de la fiche entreprise, juste sous l'export global. Ils s'appliquent à tous les exports comptables de la société.
• Le lien de téléchargement contenu dans l'email est directement exploitable par le destinataire, sans compte sur la plateforme. Ne transférez le message qu'aux personnes habilitées à consulter les notes de frais de la société.