Notes de frais

Une note de frais regroupe toutes les dépenses professionnelles d'un collaborateur pour un mois donné. Elle est créée automatiquement en début de mois et suit un cycle de vie précis jusqu'à sa clôture.

Cycle de vie d'une note de frais

Chaque note de frais passe par trois états successifs :

Ouverte

La note de frais est en cours de saisie. Le collaborateur peut ajouter, modifier ou supprimer des lignes de frais via l'application mobile ou l'interface web. C'est l'état par défaut pendant le mois en cours.

Gelée

En fin de mois, la note de frais est automatiquement gelée. Les nouvelles saisies du collaborateur sont rattachées à la note du mois suivant. Pendant cette période, le responsable ou le correcteur peut encore relire et ajuster les lignes de frais. Le montant total est recalculé et un PDF provisoire est généré.

Clôturée

Après la période de gel, la note de frais est définitivement clôturée. Le montant total est figé, le PDF final est généré et la note peut être exportée vers le logiciel de comptabilité. L'envoi par email au comptable est déclenché automatiquement.

Note : la clôture automatique intervient quelques jours après le début du mois suivant, pour laisser le temps aux éventuelles corrections.

Consulter les notes de frais

Rendez-vous dans la section Notes de frais du menu. La liste affiche :

• La période (mois et année)
• Le nom de l'utilisateur
• Le libellé de la note
• Le statut (ouverte, gelée, clôturée)
• Le montant total TTC

Filtres disponibles

Vous pouvez filtrer la liste par :

• Période : sélectionnez une plage de dates.
• Utilisateur : affichez les notes d'un collaborateur spécifique (si votre profil le permet).
• Statut : ouverte, gelée ou clôturée.

Visualiser le détail d'une note

Cliquez sur une note de frais pour afficher son détail. La fiche présente :

• Les informations générales : référence, période, utilisateur, statut, montant total.
• La liste de toutes les lignes de frais du mois, avec pour chaque ligne :
  • La date de la dépense
  • Le libellé
  • Le type de frais (restauration, péage, hôtel, etc.)
  • Le montant HT et TTC
  • Le moyen de paiement
  • Les étiquettes associées
  • La présence d'un justificatif

Exporter en PDF

Depuis la fiche d'une note de frais, deux exports PDF sont disponibles :

• Note de frais : génère un PDF récapitulatif contenant le tableau des dépenses, les totaux par type de frais et les informations du collaborateur.
• Justificatifs : génère un PDF compilant toutes les photos de justificatifs associés aux lignes de frais du mois.

Ces PDF sont également générés automatiquement lors de la clôture de la note.

Envoyer par email

L'action Envoyer par email expédie la note de frais (PDF récapitulatif + justificatifs) à l'adresse email du comptable configurée dans le profil de l'utilisateur.

L'envoi est également déclenché automatiquement lors de la clôture. Si une adresse de copie est configurée, elle reçoit également les documents.

Lien de téléchargement direct

Chaque note de frais dispose d'un lien de téléchargement direct (deep link) qui permet de récupérer le PDF sans se connecter à l'interface d'administration. Ce lien est inclus dans les emails envoyés automatiquement.