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title: "DoliSCAN"
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description: "Dématérialisez vos notes de frais et simplifiez le calcul des indemnités kilométriques avec DoliSCAN."
category: "Documents & GED"
type: "module-dolibarr"
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# DoliSCAN

## Une application pour dématérialiser vos notes de frais

L'objectif principal est de vous éviter d'avoir à passer des heures tous les mois à scotcher vos facturettes sur des feuilles A4 et calculer le total de vos frais professionnels en se demandant toujours où vous avez pu ranger le justificatif que vous avez eu entre les mains "la semaine dernière".

Une contrainte : avoir un smartphone et prendre une photo de qualité du justificatif le plus tôt possible (le jour même de l'établissement du ticket).

## Une méthode pour faciliter le calcul des indemnités kilométriques

Des algorithmes de calculs sont mis en oeuvre au travers de DoliSCAN pour prendre en compte les spécificités de la réglementation fiscale en vigueur (différents taux de remboursement selon le véhicule utilisé et les éventuels effets rétroactifs des changements de barème, et aussi la gestion des multivéhicules).

Le serveur de calcul d'itinéraire vous propose une aide lorsque vous devez entrer la distance parcourue. Sans être bloquant, il vous indiquera par exemple qu'entre Bordeaux et Toulouse il y a environ 242 km (mais vous seul connaissez réellement la distance parcourue, en particulier s'il y a eu des déviations, des travaux, des accidents, des étapes ou des déplacements complémentaires).

## Un export de données pour votre service comptabilité ou expert-comptable

Votre service comptabilité ou expert-comptable peut recevoir votre note de frais récapitulative mensuelle automatiquement par courriel avec les justificatifs, accompagnée d'un fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables) que l'on peut importer directement dans un logiciel métier.

## Organisation temporelle

Voici les principales étapes de l'agenda de DoliSCAN :

- Le 1er jour du mois : ouverture automatique de la note de frais du mois en cours
- Jour après jour vous utilisez l'application pour envoyer vos justificatifs de frais
- 5 jours avant la fin du mois un mail récapitulatif vous est envoyé pour vous avertir de la clôture proche de votre note de frais en cours
- Le dernier jour du mois la note de frais passe en mode "pré-clôture" ou "gelée" (vous avez encore 4 jours pour faire des modifications)
- Le 5 du mois suivant votre note de frais est archivée, envoyée par mail à votre contact comptable/RH avec le fichier des écritures comptables, elle est réputée définitive

## Le projet DoliSCAN se découpe en trois parties

- **L'application mobile** qui est affichée sur le smartphone de l'utilisateur : voir la [documentation de l'application](/doliscan-old/application-mobile)
- **Le serveur DoliSCAN** qui se charge de piloter l'application smartphone : voir la [documentation du serveur](/doliscan-old/serveur)
- **Le connecteur Dolibarr** (optionnel) qui permet de connecter votre Dolibarr au serveur DoliSCAN : voir la [documentation du module Dolibarr](/doliscan-old/module-dolibarr)

> **Note :** au sujet de la conservation des originaux papiers si vous n'utilisez pas l'option "scellement/horodatage" du serveur doliscan.fr, consultez [cet article sur l'Usine Digitale](https://www.usine-digitale.fr/article/doit-on-conserver-les-justificatifs-des-notes-de-frais-sous-forme-papier.N875690).