Comptabilité

Cette page présente les notions de base de la comptabilité dans Dolibarr : les comptes utilisés, la façon dont la gestion commerciale (factures de vente et d'achat) alimente la comptabilité, et le mécanisme de transfert qui génère les écritures comptables.

 Généralités

Il faut bien voir Dolibarr comme deux mondes distincts : d'un côté la gestion commerciale, où vous créez et modifiez librement vos pièces ; de l'autre la comptabilité, qui reçoit ces pièces sous forme d'écritures. Le passage de l'un à l'autre se fait dans un seul sens.

flowchart LR
    subgraph GC["Gestion commerciale"]
        direction TB
        D["Devis et commandes"] ~~~ FC["Factures clients"] ~~~ FF["Factures fournisseurs"] ~~~ CS["Charges sociales et fiscales"]
    end

    subgraph CPT["Comptabilité"]
        direction TB
        J["Journaux (VEN, ACH, BQ, OD)"] ~~~ LJ["Livre-journal"] ~~~ GL["Grand livre et Bilan"]
    end

    GC == "Transfert en comptabilité (sens unique)" ==> CPT

Ce sens unique est important : une fois une pièce transférée, modifier ou supprimer une écriture comptable ne remonte jamais vers la facture d'origine, et inversement. La gestion commerciale reste la source ; la comptabilité en est le reflet figé. C'est pourquoi il faut s'assurer que les comptes (TVA, produits, tiers, charges) sont correctement paramétrés avant de transférer.

Le principe est le suivant :

1. Vous émettez ou recevez des factures dans les modules Facturation client et Facturation fournisseur.
2. Chaque ligne de facture est rattachée à un compte comptable (compte de vente, compte d'achat, compte de TVA).
3. Une fois les factures validées, vous lancez le transfert en comptabilité qui crée les écritures dans les journaux.

La base

Avant de transférer quoi que ce soit en comptabilité, Dolibarr doit savoir sur quel compte imputer chaque opération. Voici les principaux comptes du plan comptable général (PCG) utilisés au quotidien.

Le premier chiffre du compte indique sa classe dans le plan comptable, ce qui suffit souvent à deviner sa nature :

• Classe 4 (tiers) : les comptes de relations, comme les clients (411) et les fournisseurs (401).
• Classe 5 (trésorerie) : les comptes financiers, comme la banque (512).
• Classe 6 (charges) : ce que l'entreprise dépense, alimenté par les achats (603, 608).
• Classe 7 (produits) : ce que l'entreprise gagne, alimenté par les ventes (707, 706).

Les comptes peuvent être détaillés par des sous-comptes (par exemple 411000 pour un client générique, ou un compte dédié par client). Dolibarr accepte autant de niveaux de détail que votre plan comptable en définit.

À retenir : le compte 401 est toujours celui des fournisseurs (cycle achats) et le compte 411 celui des clients (cycle ventes).

Ces comptes se paramètrent dans Comptabilité > Configuration, où vous définissez les comptes par défaut (clients, fournisseurs, TVA, banque) ainsi que les comptes de vente et d'achat associés aux produits et services.

Les comptes de TVA

Les taux de TVA et les comptes qui leur sont associés ne se règlent pas un par un sur chaque facture : ils sont centralisés dans un dictionnaire, accessible via Accueil > Configuration > Dictionnaires > Taux de TVA ou TVA NPR. Chaque ligne du dictionnaire correspond à un pays et à un taux, et porte deux comptes comptables :

• un compte de vente, utilisé pour la TVA collectée (sur vos ventes),
• un compte d'achat, utilisé pour la TVA déductible (sur vos achats).

C'est ce qui permet de ventiler finement la TVA, par exemple un sous-compte de 445 distinct par taux (445712 pour la TVA collectée à 20 %, 445662 pour la TVA déductible, etc.).

Pour la France métropolitaine, le dictionnaire contient les taux en vigueur :

Les DOM-TOM disposent de leurs propres lignes. Les départements d'outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Réunion) appliquent un taux normal de 8,5 %, avec des variantes pour la TVA non perçue récupérable (NPR) et l'octroi de mer (taxes locales additionnelles, gérées par les colonnes localtax du dictionnaire). La Guyane et Saint-Martin sont hors champ de la TVA (0 %).

Vous pouvez activer, désactiver ou créer des taux selon votre situation, et c'est à cet endroit que vous renseignez les comptes comptables de chacun avant le transfert en comptabilité.

Les comptes de charges sociales et fiscales

Sur le même principe que la TVA, les charges sociales et fiscales (URSSAF, retraite, impôts, taxes locales...) sont gérées par un dictionnaire dédié, accessible via Accueil > Configuration > Dictionnaires > Types de charges sociales ou fiscales. Chaque type est identifié par un code, rattaché à un pays, et porte le compte comptable sur lequel il sera imputé lors du transfert en comptabilité.

Voici un exemple de configuration pour la France :

Chaque type peut être marqué comme déductible ou non, activé ou désactivé selon votre situation. C'est ce compte qui sera repris automatiquement lorsque vous enregistrez le paiement d'une charge sociale et que vous la transférez en comptabilité.

La gestion commerciale

Dans Dolibarr, vous ne saisissez pas d'écritures comptables à la main au quotidien. Vous travaillez avec les documents de gestion commerciale (devis, commandes, factures), et la comptabilité est alimentée ensuite par un transfert.

Factures de ventes

Une facture de vente enregistre une créance sur un client. Lors du transfert en comptabilité, elle génère une écriture dans le journal des ventes :

• le compte client (411) est débité du montant TTC,
• les comptes de produits/services (707, 706) sont crédités du montant HT,
• le compte de TVA collectée (445) est crédité de la TVA.

Pour que le transfert fonctionne, chaque ligne de facture doit être rattachée à un compte de vente. Ce rattachement provient en priorité du compte de vente défini sur la fiche produit, et à défaut du compte par défaut de la configuration.

Factures d'achats

Une facture d'achat enregistre une dette envers un fournisseur. Lors du transfert, elle génère une écriture dans le journal des achats :

• les comptes de charges (603, 608) sont débités du montant HT,
• le compte de TVA déductible (445) est débité de la TVA,
• le compte fournisseur (401) est crédité du montant TTC.

Comme pour les ventes, chaque ligne doit pointer vers un compte d'achat, hérité de la fiche produit ou du paramétrage par défaut.

Le transfert en comptabilité

Le transfert est l'étape qui transforme vos factures validées en écritures comptables. Il se déroule en deux temps, depuis le menu Comptabilité > Transfert en comptabilité.

1. La liaison comptable. Dolibarr vérifie d'abord que chaque ligne de facture est bien rattachée à un compte. Les lignes non liées sont listées dans des onglets dédiés (factures clients à lier, factures fournisseurs à lier). Vous y affectez le compte manquant avant de pouvoir transférer.

2. La génération des écritures. Une fois les lignes liées, vous sélectionnez la période et lancez le transfert. Dolibarr crée les écritures dans les journaux correspondants :

Après transfert, vous retrouvez l'ensemble des mouvements dans les journaux (Comptabilité > Journaux), d'où vous pouvez consulter, contrôler et, si besoin, exporter les écritures vers un logiciel comptable tiers.