Archivage à valeur probante
L'archivage à valeur probante d'un justificatif numérisé vous permet de ne pas conserver “l'original papier” puisque la version numérique a la même valeur. Pour que cet archivage puisse se mettre en place vous devez sceller et horodater votre fichier numérique qui doit être en plus dans un certain format (PDF/A pour résumer).
Une fois scellé et horodaté ce fichier peut-être archivé soit par un “tiers de confiance” soit par l’assujetti. L'approche logiciel libre et auto-hébergement possible qui nous est cher nous amène à ce choix évident : archivez vos archives chez vous et non chez un “tiers de confiance”. (Note “personnelle” j'ai moins confiance en un tiers qu'en moi-même pour stocker mes données surtout quand ça concerne ma société…).
Référence : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000034311685/
En l'absence de ce disposition de scellement et d'horodatage vous devez conserver les originaux (oui tous les tickets justificatifs des dépenses) qui seront les seuls documents recevables en cas de contrôle URSSAF …
Dans le cas de DoliSCAN nous travaillons avec notre partenaire uptosign pour le scellement et l'horodatage des fichiers. L'archivage étant ensuite à votre charge sur votre infrastructure (dans vos locaux). Les tarifs de cette prestation sont négociés entre CAP-REL et UPTOSIGN, veuillez donc vous rapprocher de nous pour ajouter l'option sur votre contrat si vous le souhaitez.
La configuration se fait au niveau du paramétrage “Entreprise” :
